Leitfaden Selbständigkeit 11: Selbstorganisation

Vielleicht kennen Sie diese Zirkusnummer, bei der ein Artist Teller auf Stäben balanciert:

Er fängt mit einem Teller an, fügt weitere hinzu, rennt hin und her, rettet die Teller, die sonst abstürzen würden, und hält durch seinen Einsatz irgendwie alles am Laufen.

So sieht der Alltag der meisten Selbstständigen aus.

Was unsere Teller vorm Herunterfallen rettet?

Gute Organisation!

1. Kalender

Ich habe es mir zur Regel gemacht, extrem sorgfältig alle Fristen, Wiedervorlagen sowie meine privaten und beruflichen Termine in einen Webkalender einzutragen. Ein solcher Kalender hat den Vorteil, dass Sie von überall auf ihn zugreifen können, ihn nicht mit sich herumtragen müssen und ggfs. auch anderen Einblick in Ihre Termine geben können.

Zudem habe ich für Fristen und berufliche Termine einen Papierkalender, damit bei einer Computerpanne oder einem Internetausfall nichts verloren gehen kann.

Schauen Sie sich am Sonntagabend an, was Sie in der kommenden Woche erwartet und überprüfen Sie kurz vor Feierabend, ob Sie alle Aufgaben für den Tag erledigt haben und was am nächsten Tag ansteht.

Wenn Sie Ihre Aufgaben und Abgabefristen in Ihren Kalender eintragen, denken Sie daran, dass Sie nicht an jedem Tag gleich produktiv sind. Bauen Sie daher genug Puffer ein, damit Sie nicht in Zeitnot geraten und auch unvorhergesehenen Terminen Raum geben können.

2. Listen

Die meisten Menschen haben mehrere Dinge auf einmal zu tun. Es bietet sich daher an, Listen zu schreiben und alles aufzuzählen, was getan werden muss.

An Tagen, an denen es mir an Motivation mangelt, schaue ich mir meine Aufgabenliste an und nehme mir vor, mindestens drei Aufgaben abzuarbeiten.

Da auf meiner Liste in der Regel Sachen sind, auf die ich in dem Moment wirklich gar keine Lust habe, schaffe ich es so, wenigstens einen Teil meiner Arbeit zu erledigen.

Bin ich mit den vorgenommenen drei Aufgaben fertig, ist der Schwung in der Regel zurück und ich erledige weit mehr Punkte als die ursprünglich vorgenommenen.

Fügen Sie Ihrer Liste ab und zu auch Alltäglichkeiten hinzu, wie „Blumen gießen“ oder „Papier im Drucker nachfüllen“.

Solche Punkte lassen sich einfach abhaken, vermitteln aber dennoch den Eindruck, etwas geschafft zu haben!

3. Konzentration auf eine Aufgabe

Wenn Sie viele verschiedene Sachen zu erledigen haben, kommt es vor, dass Sie wirklich wie der Zirkusartist von A nach B rennen und sich gehetzt fühlen.

In solchen Augenblicken hilft es, sich nur auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und an dieser Aufgabe zu bleiben, bis sie vollständig erledigt ist.

Danach können Sie diesen Punkt getrost abhaken und sich auf die nächste Aufgabe konzentrieren.

4. Routine

Sie haben sicherlich Zeiten am Tag, in denen Sie besonders effektiv arbeiten können. Es macht daher Sinn, Ihren Tagesablauf um diese produktiven Zeiten herum zu planen.

Ich arbeite am besten vormittags ab 9:00 Uhr. Ich bin zwar deutlich früher wach, habe aber gemerkt, dass mein Gehirn erst ab dieser Uhrzeit richtig auf Touren kommt.

Wenn Sie merken, dass Ihre Leistung zwischen 14:00 Uhr und 15:00 Uhr merklich nachlässt, macht es Sinn, ab diesem Zeitpunkt nur noch Dinge zu erledigen, für die Sie nicht Ihre volle Konzentration benötigen.

Finden Sie heraus, welche Zeiten für Sie am besten geeignet sind! Viele Menschen sind z.B. Nachteulen, die am liebsten abends arbeiten, wenn sie durch die Geschäftigkeit des Tages nicht mehr abgelenkt werden.

Selbstständige arbeiten oft weit mehr als 8 Stunden am Tag. In meinen Augen ist das nicht sinnvoll, denn was bringt es Ihnen, wenn Sie übermäßig viel Zeit in Ihre Arbeit investieren, aber am nächsten Tag alles, was Sie am Nachmittag produziert haben, noch einmal kontrollieren müssen, weil Ihnen wegen Ihrer Müdigkeit Fehler unterlaufen sind?

5. Aktion, auch ohne Motivation

Auf diesen Punkt bin ich durch einen Artikel von Paul Jarvis gestoßen. Zusammengefasst schreibt er, dass Motivation überschätzt wird:

Er arbeitet als Entwickler von Webseiten in einem kreativen Beruf, in dem viele seiner Kollegen auf die richtige Inspiration warten, bevor sie „richtig loslegen“.

Aber selbst, wenn Sie in Ihrem Traumberuf arbeiten, gibt es Tage, Wochen und Monate, in denen es um Ihre Motivation nicht zum Besten bestellt ist. Dennoch müssen Sie Ihren Job erledigen. Oder wie ein bekannter Sportartikelhersteller sagen würde:

„Just do it.“


Wenn Sie möchten, schreiben Sie mir doch Ihre besten Tipps zur Selbstorganisation in einen Kommentar!

Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: Telefon 06373-891145, oder kontaktieren Sie mich hier.

 

Leitfaden Selbständigkeit 10: Für Freunde arbeiten

Ich arbeite oft und gerne für Freunde. Mit der Zeit haben sich aber ein paar „Abwicklungsprobleme“ eingeschlichen, die häufiger auftraten und teilweise von mir mitverursacht worden waren.

Deshalb habe ich vor einer Weile eine Zusammenfassung geschrieben, wie die Mandatsbearbeitung für einen Freund aus meiner Sicht ablaufen sollte.

Sicherlich wird nicht alles – aber vermutlich doch vieles – auf Ihre Selbständigkeit übertragbar sein:

Freundschaft und Mandat:

1. Kontaktaufnahme

Falls Du meinen juristischen Rat suchst, kannst Du mich gerne während meiner Geschäftszeiten kontaktieren. Am Wochenende und abends stehe ich für juristische Fragen nicht zur Verfügung.

Mir ist es am liebsten, wenn Du mich unter meiner Büronummer (06373-891145) anrufst oder mir eine Email schreibst.

Falls Du mich nicht direkt erreichst, genügt es, mir eine Nachricht zu hinterlassen.

2. Emails

Auch Emails erhalte ich am liebsten während meiner Geschäftszeiten.

Schreibst Du mir außerhalb davon, erfolgt die Bearbeitung erst am nächsten Werktag und sobald ich Zeit dafür habe.

Falls Du mir Dokumente übersendest, versuch sie bitte in ein .pdf-Dokument zu packen und nicht in 23 Einzelbilder. Achte auf die Größe Deiner Anhänge.

 3. Mandatsbearbeitung

Ich bearbeite zeitgleich eine Vielzahl von Mandaten und muss oft abwägen, welche Sache am dringlichsten ist.

Ich werde Deinen Fall schnellstmöglich bearbeiten. Bitte beachte jedoch, dass ich Deine Sache nicht immer vorziehen kann.

4. Echte Notfälle

Ein echter Notfall liegt vor, wenn jemand auf der Brücke steht und runterspringen will (oder Vergleichbares).

Ist ein echter Notfall gegeben, kontaktiere mich bitte sofort und gerne auch unnachgiebig auf mehreren Kanälen.

In allen anderen „Notfällen“: s.o.

5. Fristen

Fristen werden von einer Behörde, einem Gericht oder einem Gegner gesetzt und betragen in der Regel mindestens eine, meistens mehrere Wochen.

Fristen müssen unbedingt eingehalten werden, um Nachteile für Dich zu vermeiden!!

Bitte organisiere Dich so, dass Du Deine Post regelmäßig öffnest und mich gleich kontaktierst und nicht erst, wenn die Frist am nächsten Tag abläuft.

6. Bezahlung

Meine Dienstleistung kostet Geld.

Gerne gebe ich Dir einen kleinen Tipp oder eine kostenlose Ersteinschätzung.

Muss ich mir aber einen längeren Sachverhalt anhören, für Dich recherchieren, mir Sachen von Dir durchlesen oder Schriftsätze für Dich verfassen, werde ich Dir das entsprechend der gesetzlichen Regeln der Rechtsanwaltsvergütung in Rechnung stellen.

Rabatte räume ich nicht ein. Dies insbesondere auch, weil Mandate von Freunden in der Regel deutlich zeitaufwändiger sind als reguläre.

Hast Du eine Rechtschutzversicherung oder kommst Du für Beratungshilfe oder Prozesskostenhilfe in Betracht, kann ich natürlich darüber abrechnen.

7. Entfernung

Wohnst Du weiter weg und läuft Dein juristisches Problem auf einen Rechtsstreit oder Ortstermin hinaus, macht es vom Aufwand und von den Kosten her oft keinen Sinn, dass ich Dich vertrete.

Denn Du müsstest meine Reisekosten oder einen Terminsvertreter vor Ort bezahlen.

Sprich mich dennoch gerne an, ich werde Dir einen Kollegen empfehlen oder Dir sagen, worauf Du bei einer Beauftragung achten musst.

8. Andere Anwälte

Hast Du einen anderen Anwalt beauftragt, ist nur er für Dich zuständig.

Wenn Du mit ihm nicht zufrieden bist, kannst Du mich gerne kontaktieren, das weitere Procedere erfolgt dann wie oben beschrieben.

9. Krankheit

Wenn ich krank bin, kann und werde ich nicht arbeiten.

Kontaktierst Du mich telefonisch, teilt Dir mein Anrufbeantworter mit, wann ich wieder verfügbar bin.

Hast Du mich auf anderem Wege kontaktiert, werde ich Dir – sofern möglich – eine kurze Nachricht zukommen lassen, wann ich wieder einsatzfähig bin.

Bist Du bereits Mandant, sorgen meine Sekretärin oder ich dafür, dass Deine Fristen eingehalten oder verlängert und etwaige Termine verschoben werden. Du erhältst in diesen Fällen eine entsprechende Nachricht von meinem Büro.

Sollte während meiner Krankheit in einer neuen Sache ein Notfall vorliegen oder eine Frist ablaufen, kontaktiere bitte einen Kollegen.

 

 

 

 

Leitfaden Selbständigkeit 9: Die Arbeitsumgebung

Wenn Sie meine bisherigen Beiträge zum Thema Selbstständigkeit gelesen haben, wissen Sie, dass ich ein Fan davon bin, im Rahmen der vorhandenen Möglichkeiten in die Selbstständigkeit zu starten.

Das Büro:

Man muss nicht gleich eine riesige Bürofläche und 25 Mitarbeiter anschaffen, damit ein Unternehmen erfolgreich wird.

In vielen Berufen lohnt es sich am Anfang gar nicht, ein separates Büro anzumieten. Vielleicht liegt der Schwerpunkt Ihrer Arbeit sowieso im Online-Bereich, sodass Sie gut von zu Hause arbeiten können.

Mit Ihren Kunden können Sie über E-Mail, Telefon oder Skype kommunizieren.

Persönliche Treffen können beim Kunden oder in einem Restaurant oder Café stattfinden.

Falls Sie Ihr Arbeitszimmer zu Hause haben, sollten Sie sich von einem Steuerberater beraten lassen, ob Kosten für dieses Arbeitszimmer steuerlich abgesetzt werden können.

Indem Sie sich zunächst eine Büromiete „ersparen“, nehmen Sie einen hohen Druck von sich. Die 600,00 €, die Sie dadurch monatlich nicht ausgeben, müssen Sie zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit auch nicht verdienen.

Gerade, wenn Ihre Umsätze am Anfang noch niedrig sind, ist das eine erhebliche Erleichterung. Denn auf eine Sache können Sie sich verlassen: Auch wenn kein Geld eingeht, die nächsten Rechnungen kommen bestimmt!

Die Ausstattung:

Bei Gegenständen, die Sie anschaffen – vor allem bei elektronischen – würde ich sehr genau auf Qualität achten.

Es bringt Ihnen überhaupt nichts, wenn Sie einen Billigdrucker kaufen, der Sie genau in dem Moment im Stich lässt, in dem Sie ihn wirklich brauchen. Oder ein Laptop, das nach einem Jahr Ihren Anforderungen nicht mehr genügt.

Vermeiden Sie bei solchen Anschaffungen Ratenkäufe, denn hierdurch wird Ihre Liquidität erheblich belastet.

Investieren Sie Ihr Geld sinnvoll in gute Technik, erprobte Arbeitsmittel und all die Gegenstände und Geräte, die Sie benötigen, um ungestört und fröhlich zu arbeiten.

Die Mitarbeiter:

Falls Sie Mitarbeiter haben, fragen Sie nach, ob es bestimmte Büromittel gibt, die für den jeweiligen Mitarbeiter wichtig sind.

Das bedeutet nicht, dass Sie jedem Mitarbeiter ein MacBook Air zur Verfügung stellen sollen, aber wenn sich ein Mitarbeiter z.B. einen bestimmten Klebstreifenabroller wünscht (Sie lachen, aber das ist wirklich vorgekommen…), ist eine solche Anschaffung sicherlich eine gute Investition.

Denn damit haben Sie Ihrem Mitarbeiter nicht nur gezeigt, dass Sie ihm die Materialien geben wollen, die er benötigt, nein, er wird sich auch geschätzt fühlen, weil Ihnen seine Meinung und sein Wohlbefinden wichtig sind.

Fazit:

Geben Sie Ihr Geld sinnvoll für die Dinge aus, die Sie wirklich benötigen, und versuchen Sie Ausgaben, insbesondere laufende, die nicht erforderlich sind, zu vermeiden.